Gestionar les activitats implantades en un municipi requereix informació actualitzada, georeferenciada i fàcilment explotable. Amb l'objectiu de fer possible la gestió de les activitats implantades al municipi de manera eficient i eficaç, l’Oficina d’Activitats elabora censos de les activitats i establiments dels municipis els ajuntaments del quals ho sol·liciten. Un cens d’activitats és una base de dades que s’elabora amb l’aplicació GIA, la qual en permet l’actualització i gestió posterior. El cens d’activitats conté les dades següents:
-
Dades generals: titular, notificació i establiment. Georeferenciació: ref. cadastral i UTM
-
Dades de classificació: activitat principal, annex i codi.
-
Dades de situació administrativa: data de llicència, comunicació, controls, revisions i inspeccions.
-
Dades tècniques: superfícies, horaris, capacitat de producció i etc..
-
Dades sectorials: activitats recreatives, comercials, salut, establiments alimentaris, incendis i plans d'autoprotecció.
A més s’hi incorpora la llicència, comunicació o declaració responsable escanejada i una fotografia de l’establiment.
La Llei 16/2015, de 21 de juliol, de simplificació administrativa estableix que els ajuntaments han de redactar plans i programes de verificació de les activitats subjectes als règims de comunicació prèvia i declaració responsable. No existeix cap norma que reguli com s’han de fer aquests plans i programes de manera que cada ajuntament pot fer-lo segons els criteris que consideri adients sempre que siguin objectius. Els plans de verificació s’han de publicar al portal de transparència de l’ajuntament. L’Oficina d’Activitats redacta, a petició dels ajuntaments, plans i programes de verificació en base a la metodologia i criteris fixats a la Guia per a l’elaboració de plans de verificació d’activitats comunicades. Aquesta metodologia es basa en prioritzar les activitats que s’han de verificar en funció de la seva incidència ambiental i el seu risc d’incendi. A més, els ajuntaments poden afegir altres criteris de priorització com l’antiguitat o l’emplaçament en una determinada ubicació.
L’obligatorietat d’aprovar plans de verificació de les activitats comunicades implica que els ajuntaments han de destinar recursos humans i econòmics a l’execució d’aquests plans.
Les actuacions d’inspecció les ha de dur a terme personal tècnic funcionari o bé entitats col·laboradores de l’Administració.
Amb aquest recurs es pretén contribuir a què els ajuntaments es puguin dotar dels recursos suficients per dur a terme aquestes tasques ja sigui amb personal propi o bé mitjançant entitats col·laboradores.
L’Oficina d’activitats emet, a petició dels ajuntaments, informes de contingut tècnic o jurídic relatius a procediments d’activitats especialment complexos o a situacions conflictives referents a activitats i establiments.
Així mateix, s’ofereix suport al personal de nova incorporació als departaments que gestionen activitats. Aquest suport consisteix en sessions formatives personalitzades, en la resolució de dubtes que sorgeixin i en la supervisió de documents.
L’Oficina d’Activitats ofereix formació dirigida al personal tècnic i administratiu dels ajuntaments amb l’objectiu de capacitar-lo per a la gestió dels procediments d’activitats.
Alhora, es forma tots els usuaris del GIA al mateix ajuntament per garantir el manteniment de les dades dels censos d’activitats.
A més, cada any es celebra una jornada per als usuaris del GIA en què es presenten les darreres novetats de l’aplicació i es comparteixen experiències.