En aquest punt es recolliran les dades bàsiques per conèixer l’esdeveniment. És important reflectir, des del primer moment:

• Les dates de realització
• Si es tracta d’una activitat que es desenvolupa a l’aire lliure en un espai obert (espai natural, per exemple), a l’aire lliure però en un recinte tancat (un parc), dins d’un equipament esportiu (poliesportiu, per exemple) o en un altre lloc més específic
• Si es tracta d’una activitat d’un sol dia o de diversos dies
• Els municipis afectats, clarament identificats
• Les coordenades UTM, del punt o punts més significatius (sortida, arribada, accés principal…), dels accessos per als serveis d’emergència, i/o les coordenades evolvents de l’activitat (X màxima, X mínima, Y màxima, Y mínima)

S’han d’identificar clarament els responsables de TOTES les entitats implicades en l’organització de l’esdeveniment: titular, club col•laborador, empresa especialitzada subcontractada, etc. Caldria identificar tant els responsables últims (representant legal, càrrec de responsabilitat…) com els responsables operatius (persona amb responsabilitats concretes) que realment trobarem el dia de d’esdeveniment.

A més a més…

Taula II:

A més de tenir present la normativa aplicable i els reglaments esportius, cal tenir en compte els aspectes següents:

Si l’activitat es realitza en un recinte tancat o dins d’un equipament, el titular de la instal•lació hauria de comprovar, abans d’autoritzar l’activitat a realitzar, que aquesta sigui compatible amb els usos contemplats a la llicència de la instal•lació.

Si l’activitat es desenvolupa a l’aire lliure en un espai obert, cal demanar els permisos següents, amb temps suficient, i per aquest ordre:

1. Permís de pas als propietaris dels terrenys per on es desenvoluparà l’activitat. Aquests propietaris hauran de facilitar als organitzadors les claus dels cadenats que permeten obrir tant el pas als camins del recorregut, com el pas per als serveis d’emergència que hagin de dirigir-se a qualsevol punt d’aquest recorregut. Caldrà tenir en compte les possibles restriccions del dret de pas en cada cas.
2. Permís a l’entitat gestora de l’espai natural, si n’hi ha, que pot, per exemple, presentar limitacions pel que fa al nombre de participants, al recorregut o a les característiques de l’activitat segons les seves normatives específiques.
3. Permís d’activitat i/o d’ocupació de la via pública als ajuntaments afectats.

1. Participants

2. Col·laboradors i voluntaris

3. Responsabilitat civil de l'entitat organitzadora

Si l’organització utilitza estructures desmuntables, caldrà sol•licitar els certificats de solidesa corresponents al proveïdor.

Si l’esdeveniment es desenvolupa en zones d’influència d’altres activitats, com per exemple a menys de 50 metres d’una via de tren o dificultant l’accés a una autopista o a un restaurant, caldrà demanar permís també als gestors d’aquella infraestructura o titulars de la instal•lació afectada.

Determinades activitats complementàries poden requerir d’autoritzacions específiques, com ara per fer foc fora del casc urbà.

Caldrà també l’autorització administrativa prèvia del Servei Català de Trànsit si l’activitat transcorre per vies interurbanes o per aquelles amb incidència superior en la zona urbana. Els tràmits per aquesta autorització es poden trobar al web del Servei Català de Trànsit

És important conèixer a fons tant l’esdeveniment esportiu com les condicions en què es desenvoluparà.

En conseqüència, és necessari identificar i descriure amb detall tant l’activitat esportiva principal com les activitats complementàries que hi estan vinculades:

• En cas que l’activitat esportiva es desenvolupi en un recinte o equipament, caldrà descriure’n les característiques físiques tenint en compte instal•lacions desmuntables addicionals, accessos restringits, etc.

• Si es tracta d’activitats de més d’un dia, caldrà reflectir els llocs de descans i reagrupament diari entre etapes, i disposar de les dades de contacte d’aquests espais.

• En el cas de recorreguts, es recomana disposar del track (coordenades del recorregut) i del rutòmetre (zonificació i horaris de pas).

• Caldrà tenir en compte també els horaris de muntatge i desmuntatge d’instal•lacions temporals, els de desplegament i de recollida de la senyalització, de neteja, etc.

Taula IV (1):

Les activitats complementàries vinculades són aquelles que tot i no ser l’objecte principal de la jornada es troben integrades dins de la mateixa. Són exemples d’activitats complementàries en proves esportives les botifarrades, els “mercats” de productes esportius, activitats per entretenir als infants…

Taula IV (2):

Cal també identificar i descriure les activitats alienes a l’activitat principal però coincidents en espai i temps amb l’esdeveniment esportiu, i tenir en compte les possibles interferències. Cal contemplar, doncs, altres activitats (fires, concerts, cercaviles…) organitzades per tercers o per altres serveis municipals, com ara Cultura, Promoció econòmica, etc. És fàcil trobar casos d’activitats coincidents quan l’activitat esportiva s’integra dins el marc d’una festa major.

Taula IV (3):

En el cas d’activitats en línia (en què els participants van d’un punt a l’altre de l’espai, per exemple una cursa) o amb espais clarament diferenciats (esdeveniment amb diferents punts d’activitat, com per exemple una trobada esportiva en una zona esportiva amb diferents equipaments), es recomana omplir també la taula següent:

Taula IV (4):

En el cas d’activitats en un únic espai no es considera necessari entrar a detallar la distribució exacta per zones amb coordenades UTM.

Cal preveure en aquest apartat el perfil i quantitat de persones que poden trobar-se a l’espai de l’activitat en un moment donat. Això inclou tant participants com públic i membres de l’organització. És important identificar tant l’assistència del que s’anomena “població crítica” (els col•lectius més vulnerables: infants i gent gran), com de col•lectius que poden implicar un risc (com per exemple persones begudes), i alhora, tenir en compte la possible massificació en un moment donat en un espai concret.

Taula V (1):

Pel que fa als horaris de presència de cada col•lectiu, cal identificar clarament els punts i horaris de màxima concentració d’assistents i/o de participants, de manera puntual o al llarg de les activitats(especialment per activitats de llarg recorregut).

Taula V (2):

Més enllà de les qüestions plantejades fins ara, cal tenir en compte també altres aspectes addicionals relacionats amb la seguretat de l’esdeveniment esportiu::

• És convenient disposar d’un centre de control de l’esdeveniment, és a dir, un punt de referència de l’organització, amb comunicacions (mòbil, walkies…), on localitzar els responsables de l’organització o comunicar qualsevol imprevist (“control de cursa”, carpa de verificacions, carpa de cronometratge…). Altrament caldria, com a mínim, disposar del mòbil de dues persones responsables de l’organització de l’esdeveniment esportiu, que centralitzarien tots els avisos davant d’incidents o emergències.

• Cal identificar i valorar els punts o moments crítics de l’activitat, que vindrien definits per…

• Cal identificar els diferents accessos per als serveis d’emergència externs a tots els espais o zones on es desenvolupen tant l’activitat esportiva principal, com les activitats vinculades, tenint en compte també les possibles complicacions del dia de la prova (passos restringits, activitats alienes coincidents…).

• És imprescindible que els serveis d’emergència externs tinguin pas lliure a tot el recorregut fins a l’esdeveniment (incloent passos amb cadenat).

• Tenint en compte les característiques de l’activitat, de l’espai i de les persones presents a l’acte, cal valorar la idoneïtat de serveis sanitaris preventius presents durant l’esdeveniment segons les normatives de referència, o d’altres normatives extrapolables que no siguin d’aplicació directa.

La identificació i avaluació dels riscos pretén respondre a la pregunta següent:

És necessari conèixer quines situacions de risc o d’emergència s’han produït en el passat, ja sigui en altres edicions de la pròpia activitat, en activitats similars en altres llocs o als municipis i espais o recintes on es desenvoluparà l’activitat. Es proposen diverses vies per fer recerca històrica:

1. Emergències en altres edicions: preguntant als responsables municipals i organitzadors.
2. Emergències en activitats similars: consultant els organitzadors i entitats col•laboradores, i també bases de dades o hemeroteques per internet, dades de les federacions, etc.
3. Emergències al territori: demanant-ho a l’ajuntament, a l’entitat gestora de l’espai natural, al consell comarcal, als organitzadors, recerques a premsa, o consultant dades dels plans de protecció civil.

Els riscos interns són aquells propis de l’activitat esportiva, inherents a la seva realització i a les activitats vinculades. Es contemplen tres tipologies:

Per a cada risc, cal assenyalar la zona de l’activitat on es pot donar aquell risc i quines mesures preventives cal dur a terme. A tall d’exemple:

També cal valorar els riscos que, tot i tenir el seu origen fora de l’esdeveniment esportiu, poden generar una emergència que arribi a afectar-lo i fins i tot pugui posar en perill els assistents.

Es podria dir que són aquells riscos associats al fet de realitzar l'esdeveniment en aquell lloc o emplaçament on està previst realitzar-lo i no en un altre.

Aspectes a considerar:

• Cal tenir en compte tant la ubicació com l’època de l’any de realització de l‘activitat. En aquest sentit, cal estar especialment pendents dels avisos de situacions meteorològiques de risc i, sobretot, dels avisos d’activació de plans de protecció civil com ara INUNCAT, INFOCAT, etc. amb afectació del municipi on es desenvolupa l’activitat.

• S'han de contemplar altres riscos de l’entorn immediat, tant permanents (estacions transformadores elèctriques, línies d’alta tensió, dipòsits de gas, benzineres, torrents a creuar…), com eventuals (vents forts i tempestes, activitats coincidents amb l’esdeveniment esportiu objecte d’estudi, etc). Es tracta de riscos que per la seva magnitud no apareixen als plans de protecció civil, però que en canvi poden ser prou significatius des del punt de vista de l’activitat.

• Cal identificar també possibles agreujants d’aquests riscos, com ara obres al carrer, altres activitats associades (fires, concerts…) al voltant dels espais de l’activitat. En aquests casos caldrà, segurament, coordinar horaris, comprovar que no s’interfereixen les vies d’evacuació, etc.

• Els riscos externs de protecció civil s’haurien de demanar a l’ajuntament (o al consell comarcal corresponent), que hauria de disposar d’aquesta informació. En qualsevol cas, subsidiàriament, els tècnics poden consultar el Mapa de Protecció civil de Catalunya .

Es recomana reflectir els riscos externs en una taula com la següent:

És fàcil trobar esdeveniments esportius amb activitats coincidents quan aquestes es fan en el marc d’una festa major i, simultàniament, es fan concerts, espectacles i actes esportius. En els casos d’esdeveniments esportius amb presència d’activitats alienes a la pròpiament esportiva però que siguin coincidents, es recomana completar el quadre anterior amb la taula següent.

Els apartats següents ens permetran conèixer de quins recursos materials i humans es disposa per a la realització de l’esdeveniment d’una manera segura, i per fer front a una emergència.

El dimensionament dels mitjans i recursos necessaris per a un esdeveniment esportiu varien en funció de la modalitat esportiva, de l’espai on es desenvolupi, de la tipologia dels participants i de l’anàlisi històrica d’accidents en edicions anteriors o en esdeveniments similars.

A continuació, s'enumeren diverses normes de referència per al dimensionament dels mitjans i recursos:

Altres consideracions:

1. Els mitjans sanitaris propis de l’organització (unitats de suport vital bàsic, intermedi o avançat) hauran de ser definits en funció del dimensionament de les normes de referència citades anteriorment i de la disponibilitat de mitjans públics en l'entorn proper, com ara un CAP obert o l'hospital de referència.
2. Com a mitjans humans per a la intervenció es pot comptar amb associacions de voluntaris de protecció civil (AVPC), associacions de defensa forestal (ADF), bombers privats o fins i tot voluntaris de l’organització amb formació de primera intervenció.
3. És imprescindible assegurar les comunicacions al llarg del recorregut, via telefònica amb el 112, xarxa RESCAT, walkies de l’organització, etc. La cobertura de telefonia mòbil per avisar al 112 es pot valorar inicialment al web de “Catalunya Connecta”, però caldria comprovar-ho sobre el terreny.
4. Es recomana disposar de missatges de megafonia predefinits, com per exemple:

Cal inventariar els mitjans materials disponibles i avaluar-ne les possibles mancances en relació amb les referències normatives generals (protecció civil o normativa d'espectacles, per exemple) i específiques (normatives sectorials o reglament federatius).

Complementàriament, és recomanable inventariar els desfibril•ladors automàtics (DEA) disponibles al llarg del recorregut o a l’entorn immediat de l’activitat, i assegurar-ne l’accessibilitat i disponibilitat durant l’esdeveniment.

És imprescindible disposar d’un llistat detallat de tot el personal implicat a l’organització, per tal d’optimitzar l’assignació de funcions o de responsabilitats en cas d’emergència.

Seria interessant, en conseqüència, disposar de la formació i/o professió del voluntariat que col•labora amb l’organització, per poder quantificar el nombre de persones amb formació de primers auxilis o similar, i de primera intervenció, seguretat o similar, si és el cas.

És necessari concretar les persones amb responsabilitats en cas d’emergència. Ara bé, cal assignar les funcions tenint en compte que sovint no es disposarà d’equips especialitzats i funcions exclusives, sinó que els membres de l’organització hauran de poder fer diferents funcions segons el tipus i la ubicació de l’accident o l’emergència.

Caldrà valorar, segons les característiques de l’activitat i els antecedents sinistrals en altres edicions o en activitats similars, si és convenient ampliar aquest esquema bàsic amb altres equips específics i diferenciats, com ara equips de primera intervenció o equips d’evacuació i confinament.

En qualsevol cas, cal dimensionar i distribuir aquests equips per assegurar-ne l’accés en un temps de resposta adequat a totes les zones o trams de l’activitat.

Per aconseguir l’aplicació dels criteris, protocols i mesures de seguretat reflectits en aquest document cal que els membres de l’organització els coneguin i, al mateix temps, que hagin adquirit les competències personals necessàries per posar-les en pràctica.

Aquesta formació l’han de donar els autors de l’EBSAU, i el col•lectiu a formar són tots els membres de les entitats implicades, en dos nivells:

• Una sessió de formació prèvia als responsables, tan exhaustiva com sigui possible.
• Brífing a la resta de membres de l’organització, el mateix dia o el dia abans, per exemple, més resumit.

En canvi, en casos d’activitats puntuals, la formació específica en seguretat (primera intervenció, primers auxilis…), que ha de tenir el personal, l’ha d’haver adquirit amb anterioritat a la seva participació en l’organització de l’activitat. De fet, caldria conèixer i aprofitar la formació o professió dels col•laboradors de l’organització, o seleccionar aquestes persones en funció de la formació rebuda entre dues edicions de l’esdeveniment.

Els responsables de l’organització assignaran els rols en cas d’emergència segons la formació de les persones col•laboradores.

En paral•lel, caldrà donar una certa informació als participants, mitjançant, per exemple:

1. Condicions i requisits per fer la inscripció, incloent el reglament de l’activitat.
2. Informació bàsica inicial per megafonia.
3. Brífing previ recordant els criteris bàsics de seguretat i d’actuació en cas d’emergència. Aquest brífing normalment no serà específic i tocarà també altres temes operatius de l’activitat esportiva

Segons les característiques de l’esdeveniment, pot ser necessari disposar d'informació personal rellevant en cas d’accident, tant dels participants com dels membres de l’organització, com ara: nom, DNI, grup sanguini, al•lèrgies, malalties cròniques, persones a avisar (telèfons AA)….

Es recomana que els participants duguin de manera visible alguna mena d’identificació (alfanumèrica, xip, codi QR, etc) que inclogui aquestes dades. En qualsevol cas, caldrà garantir el compliment de la Llei orgànica de protecció de dades de caràcter personal (Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre).

Es recomana completar aquestes accions formatives i informatives amb una sessió específica de coordinació amb els serveis d’emergència externs: Policia local, Bombers, Mossos d’esquadra o Protecció civil, per exemple.