En aquest mòdul exposem els principals conceptes de la comptabilitat de costos i les possibilitats que té el gestor d'intervenir-hi d'acord amb la seva naturalesa.

La gestió pressupostària local ens té acostumats a treballar sota el concepte despesa, però cost i despesa no sempre són coincidents:

El cost és igual a la despesa quan el bé que adquirim té una durada inferior a un any. En canvi, si la despesa es correspon amb un bé d'inversió (capítol VI del pressupost municipal de depeses), la despesa no es pot considerar cost de l'exercici.

La diferència principal entre els resultats del estudis de costos i de la liquidació del nostre pressupost prové del càlcul de les amortitzacions dels béns d'inversió que utilitza el nostre servei.

Mentre en el pressupost municipal d'un exercici es poden incloure totes les despeses associades a la construcció d'una nova escola bressol, en el nostre estudi de costos només hi comptabilitzarem un any d'amortització de l'escola. Aquesta amortització es calcula dividint el cost total de l'edifici entre els anys que l'utilitzem.

Hi ha un tercer concepte, el pagament, que convé no confondre ni amb el cost ni amb la despesa. El pagament es correspon amb la sortida de diners de la tresoreria municipal, i es pot realitzar en el mateix moment (o exercici) en què duu a terme la despesa o en moments (fins i tot exercicis) posteriors.

Característiques:

• Constitueixen una unitat diferenciada que realitza una activitat o un conjunt d'activitats o serveis públics. Freqüentment aquestes activitats o serveis es fanen espais físics concrets.
• Tenen un responsable o gestor del servei.
• Possibiliten l'aïllament dels elements de cost i generen informació específica per al gestor.
• La delimitació del centre de cost, igual que la de programa pressupostari, ha de respondre a una necessitat gestora.

En funció de les característiques de les funcions que realitzin, els centres de cost es poden dividir en:

• Finals. Són els que duen a terme activitats de caràcter finalista. Els beneficiaris de les activitats o els serveis prestats per aquests centres de cost són externs a l'organització. Inclouen serveis que tenen relació directa amb els ciutadans.

• Auxiliars. Són els que duen a terme activitats o presten serveis complementaris als prestats pels centres finals (tecnoestructura de l'organització). Els costos que generen els centres de costos medials s’han de repartir entre els centres de costos finals.

La classificació dels components del cost d'un servei o organisme en directes o indirectes depèn de:

• La possibilitat i versemblança d'atribució específica a un centre de cost determinat i, en la pràctica.
• Les possibilitats reals que té el gestor de controlar-les.

Un component de cost és classificat com a cost directe quan el gestor pot conèixer, controlar i influir i ser responsable de la relació existent entre el consum i la prestació del servei.

La resta dels components són tractats com a indirectes, ja que són consumits globalment per dos punts de referència o més i la seva assignació s'ha de dur a terme seguint criteris de repartiment.

La classificació dels components de cost en directes i indirectes depèn de:

• L'estructura organitzativa existent en cada organització.
• Els mecanismes de control establerts per a cadascun dels serveis.

En general, no es pot definir una única relació d'elements de cost directes i indirectes per a tots els organismes o serveis. En canvi, és possible afirmar que com més desagreguem els components de cost (per exemple: consum elèctric detallat per equipaments, personal distribuït per serveis, etc.), més costos passen de ser indirectes a directes.

Des del punt de vista de la gestió, és molt important minimitzar el volum de costos indirectes. A diferència dels indirectes, els costos directes permeten:

• Assignar responsabilitats gestores de manera clara.
• Reduir el marge d’error per a aplicar els criteris de repartiment.

Si cal aplicar criteris per a repartir costos en els diferents centres de cost i en les activitats, s'ha d'escollir l'inductor de cost que millor relacioni el consum del recurs amb l'objectiu de cost.

A l'apartat anterior hem vist com cada un dels costos poden ser classificats com a directes o indirectes en funció de la seva relació (directa o indirecta) amb la producció del servei.

Com a gestors, a més de saber com s'han d'imputar els costos (directament o directament) per a calcular el cost total del servei, també ens interessa saber com una variació dels usuaris afecta en els costos. O, fins i tot, ens interessa respondre a com afectaria la supressió d'un servei o recurs… quin estalvi real es produiria?

Per a poder contestar això, hem d'analitzar com reaccionaran els costos davant de canvis en el volum del servei prestat. Cada component de cost total pot ser considerat fix, variable o semifix.

Així doncs, si diferenciem entre el cost fix i el variable, podem:

• diferenciar el cost de prestar un servei i l'estalvi de costos de no prestar-lo, i
• avaluar la variació real del cost quan es redimensiona el servei.

Quan es redueix el volum d'activitat o es deixa de prestar un servei únicament s'eviten els costos variables. Per tant, és del tot rellevant, abans de prendre qualsevol decisió que afecti el volum de servei prestat, conèixer quina és la proporció entre costos fixos i variables en el nostre servei.

Un gran nombre de components de cost que a curt termini són de caràcter fix, a llarg termini es converteixen en variables. Així, a l'Administració pública la despesa de personal es considera un cost marcadament fix. Tot i això, a mitjà o llarg termini, en la mesura que sigui possible es pot convertir en un cost variable, per mitjà de la requalificació, la reassignació o la renovació cronològica de la plantilla.

A curt termini es poden reduir només els costos variables; tot i així, podem variar els que considerem fixos, com ara: els costos de personal (si tenim la possibilitat de modificar les hores de contracte del nostre personal).